Erindi um Starfsmannapúlsinn á fjármálaráðstefnu sveitarfélaganna 2020.

Starfsmannapúlsinn er vinnustaðagreining sem framkvæmd er á samræmdan hátt í mars á hverju ári. Könnunin er algjörlega nafnlaus í samræmi við ný lög um persónuvernd og öllum persónuupplýsingum eytt áður en svörun hefst. Notendur Starfsmannapúlsins fá niðurstöður sínar með samanburði við fyrri niðurstöður með nafnlausum samanburði við aðra vinnustaði og við norrænan viðmiðunarhóp í byrjun apríl.

Með niðurstöðum Starfsmannapúlsins er skipulega unnið að því að auka heilsuvernd og öryggi, skilvirkni á vinnustað, virka þátttöku starfsfólks og starfsánægju. Könnunin metur 23 þætti þ.á.m. vinnuálag, áskoranir í starfi, stuðning frá yfirmanni, samband vinnu og einkalífs, starfsanda, einelti og áreiti. Könnunin samanstendur af próffræðilega sannreyndum mælikvörðum úr QPS Nordic starfsmannakönnuninni. Mælikvarðarnir voru valdir með tilliti til fyrirliggjandi stuðnings við mælingasamræmi, samleitniréttmæti og forspárréttmæti sem finna má í ritrýndum fræðigreinum (sjá Christensen og Knardahl, 2010; Wannstrom o.fl., 2009a; Wannstrom o.fl., 2009b).

1. Starfið (12 spurningar)
1.1 Vinnuálag (3)
1.2 Skýrleiki hlutverks (3)
1.3 Ágreiningur um hlutverk (3)
1.4 Jákvæðar áskoranir í starfi (3)

2. Starfsmenn (12 spurningar)
2.1 Leikni í starfi (3)
2.2 Skuldbinding til vinnustaðarins (3)
2.3 Skörun vinnu og einkalífs (1)
2.4 Ræktun mannauðs (3)
2.5 Starfsmannaviðtöl undanfarið ár (1)
2.6 Gagnsemi starfsmannaviðtals (1)

3. Vinnustaðurinn (16 spurningar)
3.1 Starfsandi (3)
3.2 Ánægja með vinnuaðstöðu (1)
3.3 Stytting vinnuviku (1)
3.4 Stuðningur frá samstarfsfólki (2)
3.5 Stuðningur við nýsköpun (3)
3.6 Mismunun (2)
3.7 Einelti (þú) (1)
3.8 Einelti (annar en þú) (1)
3.9 Einelti (séð 2 eða fleiri lagða í einelti) (1)
3.10 Kynferðisleg áreitni (1)

4. Stjórnun (9-18 spurningar)
4.1 Stuðningur frá næsta yfirmanni (3)
4.2 Sanngjörn forysta (3)
4.3 Valdeflandi forysta (3)
4.4 Stuðningur frá öðrum yfirmanni (3: valkvætt)
4.5 Sanngjörn forysta annars yfirmanns (3; valkvætt)
4.6 Valdeflandi forysta annars yfirmanns (3; valkvætt)

5. Opin svör (2)

Vinsamlegast lýstu því hvað þér finnst gott við vinnustaðinn þinn (1)
Vinsamlegast lýstu því sem þér þykir slæmt eða megi betur fara á vinnustaðnum þínum (1)

Könnunin er samtals 49/58 spurningar.

Allar niðurstöður eru settar fram á staðalníukvarða (meðaltalið 5 og staðalfrávik 2) miðað við hóp tæplega 2000 íslenskra starfsmanna sem tóku þátt fyrsta árið sem könnunin var lögð fyrir. Með þessu móti er hægt að bera saman niðurstöður ólíkra deilda á ólíkum matsþáttum þar sem mismunur uppá 1 stig merkir alltaf töluverðan mun óháð því hvernig svörin dreifast milli deilda eða spurninga. Að auki er hægt að túlka stöðu vinnustaðarins miðað við norrænan viðmiðunarhóp 2010 starfsmanna í ólíkum atvinnugreinum með sama hætti. Könnunin er á íslensku, ensku og pólsku og einnig með talgervilsstuðningi. Fullkominni nafnleynd er gætt þar sem engum persónugreinanlegum upplýsingum er safnað eftir að svörun hefst.

Fyrirlögn og áminningar

Könnunin er lögð fyrir á netinu í mars mánuði. Í febrúar er sent kynningarbréf í tölvupósti til starfsmanna með upplýsingum um fyrirhugaða könnun.

Í byrjun mars er sendur tölvupóstur með boði um þátttöku í könnuninni. Áminningar eru sendar vikulega til þeirra sem ekki hafa svarað. SMS áminning send út eftir fyrstu viku könnunarinnar. Í annarri viku mánaðarins eru að auki send út raddskilaboð til þeirra sem enn eiga eftir að svara. Könnunin er aðlöguð að spjaldtölvum og snjallsímum sem gerir svörun einfalda.

Könnunin er aðlöguð að spjaldtölvum og snjallsímum

Starfsmannalisti

Þátttaka í starfsmannakönnuninni er staðfest með innsendingu starfsmannalistans. Innsendingin þarf að hafa farið fram 5 dögum fyrir byrjun marsmánaðar. Listinn á að vera í einu Excel skjali án auðra raða, vistað sem Excel Workbook skrá (með endinguna .xlsx). Það þarf að innihalda 5 dálka með eftirfarandi titlum í röð: Starfsmaður Nafn, Starfsmaður Netfang, Starfsmaður GSM, Nafn næsta yfirmanns 1, og Annar yfirmaður (ef við á, t.d. skólastjóri; sjá mynd 1). Ekki er gert ráð fyrir að æðsti yfirmaður á vinnustaðnum taki þátt í könnuninni. Á deildaskiptum vinnustöðum með 5 eða fleiri stjórnendum sendir mannauðsstjóri/starfsmannastjóri inn sérstakan lista yfir stjórnendur (sjá hér að neðan). Svör stjórnenda á slíkum vinnustöðum eru tekin saman í sérstakar stjórnendaskýrslur og er ekki blandað saman við svör undirmanna þeirra.

Mynd 1. Dæmi um starfsmannalista (5 dálkar).

Upplýsingarnar úr starfsmannalistunum eru eingöngu notaðar til að senda könnunina og áminningarnar sem á eftir fylgja í tölvupósti og í SMS. Þegar byrjað er að svara spurningalista er öllum persónuupplýsingum sjálfkrafa eytt. Þegar könnuninni er lokið er nöfnum, farsímanúmerum og tölvupóstföngum þeirra sem ekki hafa svarað einnig eytt.

Til að senda inn listann skráir tengiliður sig fyrst inn á sitt vefsvæði á starfsmannapulsinn.is og smellir á titil könnunarinnar þar inni. Excel skjalinu með starfsmannalistanum er hlaðið upp þar og smellt á hnappinn Skref 1: Forskoða athugasemdir við lista (sjá mynd 2).

Mynd 2. Listi sendur inn til forskoðunar.

Kerfið sýnir þá mögulegar villur og athugasemdir við listann (sjá mynd 3). Kerfið sýnir hér aðeins þær raðir í listanum sem hafa villur eða athugasemdir. Ef villur (rauðmerktar) koma upp þarf að leiðrétta þær í Excel skjalinu og hlaða því upp aftur.

Mynd 3. Villur í forskoðun.

Í hvert skipti sem nýr listi er sendur inn er hann forskoðaður. Þegar engar villur koma upp er listinn sendur inn með því að smella á hnappinn Skref 2: Senda lista (sjá mynd 4).

Mynd 4. Listi sendur inn eftir að hafa staðist villuprófun.

Ef einhverjar spurningar vakna hafið þá samband í síma 583-0700 eða sendið tölvupóst á starfsmannapulsinn@starfsmannapulsinn.is.

Þátttaka á stærri vinnustöðum

Á stærri vinnustöðum hefst könnun á því að starfsmannastjóri/mannauðsstjóri sendir inn lista yfir stjórnendur á síðunni starfsmannapulsinn.is undir krækjunni „Örugg skráarsending“. Listinn yfir stjórnendur á að vera í einu Excel skjali án auðra raða, vistað sem Excel Workbook skrá (með endinguna .xlsx). Það þarf að innihalda 6 dálka með eftirfarandi titlum í eftirfarandi röð: Stjórnandi nafn, Stjórnandi netfang, Stjórnandi GSM, Nafn næsta yfirmanns, Nafn deildar, Nafn sviðs. Starfsfólk Starfsmannapúlsins hefur að því loknu samband við skráða stjórnendur til að fá senda inn starfsmannalista fyrir viðkomandi vinnustaði (sjá ofar).

Mynd 5. Dæmi um lista yfir stjórnendur (6 dálkar).

Öryggi

Vísar rannsóknir, sem reka Starfsmannapúlsinn, eru meðlimir ESOMAR, alþjóðasamtaka markaðsrannsóknafyrirtækja og vinna samkvæmt siðareglum þeirra. Í anda persónuverndarlaga er óþarfa vinnslu persónuupplýsinga haldið í lágmarki. Ýmsar leiðir hafa verið þróaðar til að ná því markmiði. Í fyrsta lagi er notkun á vefkökum takmörkuð (sjá hér). Í öðru lagi er öllum persónuupplýsingum eytt áður en svörun hefst nema að svarandi biðji sérstaklega um að vera minntur á ef hann gleymir að ljúka könnuninni. Í slíkum tilfellum er persónuupplýsingum sjálfkrafa eytt strax að lokinni svörun. Í þriðja lagi eru opin svör vistuð aðskilin frá öðrum svörum könnunarinnar. Slíkt fyrirkomulag kemur í veg fyrir að hægt sé að nota upplýsingar sem koma fram í opnu svari til að nafngreina önnur svör í könnuninni. Í fjórða lagi eru allar skeytasendingar dulkóðaðar (https:) sem dregur úr líkum á því að hægt sé að hlera svörun um leið og svörunin á sér stað. Upplýsingar um öryggisráðstafanir má finna í persónuverndarstefnu fyrirtækisins. Hægt er að nálgast frekari upplýsingar um tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir með því að senda póst á personuvernd@visar.is.

Eftirfylgni

Um miðjan mars fær tengiliður hverrar deildar tölvupóst þar sem hann er beðinn um að hefja eftirfylgni sem stendur út mars mánuð. Gert er ráð fyrir að tengiliður hverrar deildar sjái um að ná svarhlutfalli í hverri deild upp fyrir 80%. Starfsmannapúlsinn býður einnig uppá símaeftirfylgni sem aukaþjónustu.

Greining og miðlun

Niðurstöður úr könnuninni eru greindar og birtar á læstu vefsvæði með nafnlausum samanburði milli deilda sem taka þátt og við fyrri kannanir auk samanburðar við sambærilega vinnustaði og við Norðurlönd. Niðurbrot eftir deildum hefur forgang á aðrar bakgrunnsbreytur. Miðað er við að lágmarki 5 starfsmenn í minnsta greinanlega hópi (t.d. 5 starfsmenn í launadeild). Hægt er að flytja niðurstöður að öllu leyti eða að hluta í PDF skjöl.

Verð

Verðlagning fer eftir fjölda deilda og sviða á vinnustöðum. Innfalið í verði eru fyrirlögn, áminningar, greining niðurstaðna, miðlun á vefsvæði og aðstoð við túlkun á niðurstöðum í síma og tölvupósti alla virka daga í eitt ár frá framkvæmd.

Skýrslur
Grunnskýrslur fyrir deildarstjóra lítilla deilda með 10-29 starfsmenn (35 þús. án vsk.)
Grunnskýrslur fyrir deildarstjóra stórra deilda með 30 eða fleiri starfsmenn (59 þús. án vsk.)
Samantektarskýrslur fyrir sviðstjóra (59 þús. án vsk. + grunnskýrslur)
Yfirlitsskýrsla fyrir mannauðsstjóra (59 þús. án vsk. + grunnskýrslur og samantektarskýrslur)

Stjórnendamat fyrir tvo yfirmenn er innifalið með öllum skýrslum.

Hafðu samband í síma 583-0700 eða á visar@visar.is.

Heimildir

Christensen, J. O., & Knardahl, S. (2010). Work and neck pain: A prospective study of psychological, social, and mechanical risk factors. Pain, 151(1), 162-173. doi:10.1016/j.pain.2010.07.001

Wannstrom, I., Peterson, U., Asberg, M., Nygren, A., & Gustavsson, J. P. (2009a). Psychometric properties of scales in the General Nordic Questionnaire for Psychological and Social Factors at Work (QPS(Nordic)): Confirmatory factor analysis and prediction of certified long-term sickness absence. Scandinavian Journal of Psychology, 50(3), 231-244. doi:10.1111/j.1467-9450.2008.00697.x

Wannstrom, I., Peterson, U., Asberg, M., Nygren, A., & Gustavsson, J. P. (2009b). Can scales assessing psychological and social factors at work be used across different occupations? A study of measurement invariance of the Nordic Questionnaire for Psychological and Social factors at Work (QPS(Nordic)). Work-a Journal of Prevention Assessment & Rehabilitation, 34(1), 3-11. doi:10.3233/Wor-2009-0897